Нередко проблемы при исполнении договора поставки возникают не столько из-за злого умысла, сколько из-за банальных ошибок и недочетов. Вот список распространенных ошибок поставщиков на этапе поставки и приемки товара, которые могут дорого обойтись, и рекомендации как их избежать:
- Слабое внимание к условиям приемки в договоре. Некоторые поставщики подробно оговаривают цену и срок, но упускают раздел о приемке. В результате – неопределенность: непонятно, кто что должен подписать, в какие сроки проверить товар. Это породит споры. Решение: включайте в договор подробные условия приемки товара (место, срок, форма акта, порядок уведомления о дефектах). Лишним не будет указать, что отсутствие претензий при приемке означает полное выполнение обязательств поставщиком.
- Просрочка поставки товара. Классическая ошибка – «не успели отгрузить вовремя, ничего страшного, привезем на денек позже». Для покупателя (особенно государственного) это может быть критично. Штрафы за каждый день просрочки – не редкость, а право вовсе отказаться от товара вы уже предоставили. Совет: планируйте график с запасом. Если видите, что не успеваете, – официально попросите у заказчика отсрочку, зачастую контрагент готов пойти навстречу, особенно если товар ему нужен. Но не ставьте его перед фактом постфактум.
- Отгрузка не того или не столько. Ошибки в ассортименте и количестве – бич крупных поставок. Перепутали артикул, недогрузили паллет, либо загрузили лишнего. Излишек товара покупатель тоже не обязан принимать и оплачивать. Недогруз – недопоставка с санкциями. Совет: внедрите двойной контроль сборки заказа: один сотрудник комплектует, другой проверяет по спецификации. Любое расхождение – исправить до отгрузки. Если ошибка вскрылась на месте – сразу оформляйте акт и договаривайтесь, как ее исправить (довезти недостающее или забрать лишнее).
- Несоблюдение требований к документам. Частая ситуация: привезли товар, а забыли оригиналы документов (накладную, сертификат) или привезли с ошибками (не та дата, нет печати). Заказчик вправе не принимать товар до предоставления надлежащих документов. Особенно строгий подход у бюджетных учреждений – им для оплаты нужны правильные бумаги. Совет: тщательно готовьте комплект документов заранее. Используйте чек-лист, как мы упоминали. Проверяйте реквизиты, номера договора, позиции – все должно совпадать. Если каких-то документов нет – предупредите и обязательно донесите их в оговоренные сроки.
- Отсутствие доверенности у получателя. Это уже наша тема про полномочия. Ошибка поставщика – отдать товар лицу без доверенности от покупателя. «Махнул корочкой охранника – да забирай, чего уж там…» В результате акт подписан неуполномоченным лицом, и покупатель легко может откреститься от приемки. Решение: никогда не передавайте ТМЦ представителю покупателя, не убедившись в его полномочиях. Нет доверенности – нет отгрузки, лучше перенесите, иначе потеряете и товар, и деньги.
- Недостаточный осмотр и измерение при приемке. Некоторые поставщики спешат разгрузиться и уехать, полагаясь на честность покупателя в подсчете товара. Потом выясняется, что «насчитали недостачу». Возможно, товар где-то затерялся на складе покупателя или даже кто-то присвоил – а виноват окажется поставщик. Совет: участвуйте в приемке лично или через своего представителя. Приемка товара по количеству должна происходить в присутствии представителя поставщика, чтобы он мог удостоверить фактическое количество. Если счет крупный, пересчитывайте вместе или поочередно, но двое должны подтвердить итог. Не уезжайте, пока не согласованы и не зафиксированы цифры. Аналогично с качеством: если покупатель проводит визуальный осмотр, пусть ваш человек будет рядом, чтобы видеть те же недостатки, что и указывает заказчик (а не потом со слов верить).
- Отказ подписывать акт разногласий. Когда покупатель настаивает, что есть брак или недостача, поставщики иногда из гордости или страха отказываются подписывать соответствующий акт, полагая, что «не подпишу – и не признаю». Это ошибка: сам по себе акт все равно может быть доказательством (например, его подпишут члены комиссии покупателя и свидетели), а ваш отказ лишь выглядит как уклонение. Правильнее: подписать акт, но при несогласии написать в нем свою позицию. Например: «С выводами о недостатках не согласен, считаю товар надлежащим. Подпись поставщика.» Так вы и участие проявили, и несогласие зафиксировали. В суде это будет плюс: вы не уклонялись, но и не признали брак автоматически.
- Оставление товара без документов при отказе. Бывает и такое: поставщик, столкнувшись с отказом, растерялся, оставил товар и уехал разбираться «потом». А потом заказчик может заявить, что ничего не знает, кто-то привез что-то и бросил… Здесь ошибка – бросить товар на чужом складе без оформления. Совет: если уж дошло до отказа, либо забирайте товар обратно сразу, либо оставьте на хранение у покупателя, но под письменное подтверждение (например, акт о принятии на ответственное хранение). Иначе можно лишиться товара, не получив оплаты.
- Игнорирование претензионной работы. После поставки многие выдыхают: мол, все, закрыли тему. А если покупатель через неделю прислал письмо об обнаруженных скрытых недостатках? Его нельзя оставлять без ответа. Закон требует ответить на претензию в определенный срок или устранить недостатки. Если проигнорировать, мелкая проблема может вырасти в судебный иск. Рекомендация: стройте диалог с клиентом и после приемки. В течение гарантийных или оговоренных сроков готовьтесь реагировать на жалобы. Лучше решить вопрос мирно, чем платить по суду.
Каждая из этих ошибок – не абстракция, а реальные случаи из практики. Предупрежден – значит вооружен. А еще лучше – наряду с самодисциплиной заручиться поддержкой профессионалов, которые подскажут и помогут избежать промахов.
Хитрости и злоупотребления заказчиков при приемке товара
Не только поставщики ошибаются – некоторые заказчики тоже ведут нечистую игру. Вот ряд распространенных злоупотреблений со стороны покупателей (заказчиков), с которыми могут столкнуться поставщики:
- Незаконный отказ подписать документы при фактическом получении товара. Например, товар принят и даже используется, но заказчик уклоняется от подписания накладных/актов, тянет время. Цель – отсрочить момент платежа (нет акта – нет обязанности платить по бухгалтерии). Это ставит поставщика в неприятное положение: товар уехал, денег нет, документального подтверждения тоже нет. Что делать? Писать официальные письма с требованием подписать документы, фиксировать передачу товара любыми способами (даже свидетельскими показаниями, фото). В крайнем случае – идти в суд и доказывать отгрузку и приемку косвенными доказательствами (при наличии, суд может обязать оплатить и без подписанных актов). Чтобы не доводить до этого, старайтесь еще на месте получения добиться хотя бы какой-то подписи (например, на копии накладной отметка охраны о въезде машины – уже след).
- Выдвижение необоснованных претензий к качеству или количеству. Некоторые недобросовестные клиенты стараются найти хоть что-нибудь, чтобы снизить цену или получить бонус. Например, придираются к незначительному изъяну, требуя скидку «иначе не примем», хотя дефект не влияет на использование. Или заявляют о недостаче, хотя на самом деле весь товар на месте (в расчете, что поставщик не сможет быстро доказать обратное). Как противостоять? Только железной фиксацией фактов: при разгрузке пересчитывайте, снимайте видео, просите расписаться в акте фактического наличия. По качеству – привлекайте независимых экспертов, требуйте составить подробный акт. Часто, увидев вашу уверенную реакцию, хитрецы отступают, понимая, что на ровном месте выгоду не получить.
- Затягивание сроков приемки. Покупатель может намеренно тянуть с осмотром товара, держа поставщика «на крючке». Например, по договору у него 5 дней на проверку качества, и он использует все 5 дней, хотя мог бы за 1 день закончить. А потом еще 5 дней думает подписывать или нет. Для поставщика это потеря времени и денег (оплата откладывается). В госконтрактах сроки приемки тоже есть – обычно не более 10 дней – и большинство заказчиков дисциплинировано укладываются, но иногда затягивают, особенно под конец года, когда бюджетные процессы усложняются. Что делать? В договоре желательно прописать разумные сроки приемки, после которых товар считается принятым автоматически. Если это не сделано, то остается мягко подталкивать: звонки, письма с запросом статуса. Юридически, если покупатель в разумный срок не проверил товар, можно ссылаться на ст.513 ГК РФ, обязывающую его осмотреть товар незамедлительно и требовать оплаты как за принятый.
- Требование лишних документов или действий. Иногда заказчик внезапно требует то, чего не было в договоре: «Привезите еще сертификат экологичности» или «Без справки о калибровке мы не примем оборудование». Если изначально это не оговорено, такие придирки неправомерны. Но поставщику деваться некуда – приходится либо бегом получать эти документы, либо спорить. Рекомендация: по возможности выясняйте до поставки, все ли устраивает заказчика, и фиксируйте в договоре полный перечень требований. Если что-то новое требуют, вежливо попросите ссылку на пункт договора или закона. Порой заказчик сам не рад возникшей бюрократии (это может служба безопасности или аудиторы диктуют) – и вопрос решается, если показать необязательность требования.
- Попытки уменьшить оплату после приемки. Самый грубый вариант – когда товар принят, но при оплате заказчик вычитает некие суммы, ссылаясь, например, на «недостатки, обнаруженные позже» или «штрафы». Если приемка была без замечаний, такие односторонние удержания незаконны. Однако некоторые считают, что поставщик не пойдет судиться за мелочь. Совет: реагируйте на любое нарушение платежной дисциплины. Письменно требуйте обоснований, при их слабости – требуйте доплатить. Пусть знают, что вы наготове защищать свое.
- Односторонний отказ в госзакупке без достаточных оснований. В сфере государственных заказов отдельная проблема – когда заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, ссылаясь на нарушения, которых по факту нет или они незначительны. Цель может быть разная: от перераспределения бюджета до банальной перестраховки. Для поставщика это крайне неприятно – контракт сорван, деньги зависли, плюс риск попасть в РНП. Хорошая новость: заказчик не всесилен, его решение можно оспорить. Комиссия ФАС или суд часто встают на сторону поставщиков, если видно, что нарушения несущественные. Пример: заказчик отказался от приемки партии товаров, мотивировав несоответствием техническому заданию, но экспертиза показала, что товар в пределах допустимых отклонений. ФАС признала односторонний отказ неправомерным, контракт восстановили. Поэтому, столкнувшись с таким злоупотреблением, срочно привлекайте юристов и обжалуйте решение заказчика.
ЮРИДИЧЕСКАЯ И ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА
Комплексное сопровождение договоров и госконтрактов
Наши услуги включают:
Разработку форм документов
Защиту при проверках надзорных органов
Претензионную работу
Представление интересов в ФАС и суде
Участие в приемке результатов по договору
Односторонний отказ от договора
Видя возможные хитрости, может появиться ощущение, что поставщику противостоит коварный враг. Но будем справедливы – подавляющее большинство покупателей заинтересовано принять товар и заплатить, ведь им самим нужен результат. Просто нужно быть готовым к исключениям. Ваше главное оружие – грамотное поведение и документы. Тогда любая уловка разобьется о факты.