Важность профессионального подхода при исполнении контракта
Исполнение государственного или муниципального контракта – не менее важный этап, чем сам тендер. От того, насколько грамотно и своевременно сторонами соблюдаются этапы исполнения контракта по 44-ФЗ, зависит успешность сделки, отсутствие штрафов и санкций. Также предпринимателям необходимо учитывать требования закона № 223-ФЗ, регулирующего закупки отдельных видов юридических лиц. Закон № 44-ФЗ детально описывает весь процесс – от планирования закупки до полного исполнения контрактов. В то же время 223-ФЗ устанавливает лишь общие принципы, отдавая конкретику на откуп внутренним положениям заказчиков. Это создает сложности для бизнеса: нужно разбираться и в нормах закона, и во внутренних регламентах.
Давайте разберем, как проходит исполнение контракта по 44-ФЗ и 223-ФЗ, что означает частичное исполнение контракта по 44-ФЗ и фактическое исполнение контракта по 44-ФЗ, как правильно оформить результаты исполнения и разместить сведения в ЕИС.
Правовое регулирование исполнения контрактов (44-ФЗ и 223-ФЗ)
Исполнение государственных контрактов регулируется несколькими уровнями нормативных актов. Базовые требования изложены в Гражданском кодексе РФ (ГК РФ) и специальных законах о закупках. Федеральный закон № 44-ФЗ «О контрактной системе…» содержит подробные правила исполнения контрактов: порядок приемки, оплаты, отчетности, ответственности сторон и т.д. Этот закон основан на нормах Гражданского кодекса РФ, поэтому при исполнении контрактов по 44-ФЗ действуют общие принципы обязательственного права: обязательства должны исполняться надлежащим образом (ст. 309 ГК РФ), односторонний отказ от исполнения допускается только в случаях, предусмотренных законом или договором (ст. 310 ГК РФ), кредитор вправе не принимать исполнение по частям (ст. 311 ГК РФ) и т.д. Нормы 44-ФЗ являются приоритетными и обязательными для государственных и муниципальных заказчиков, а контроль за их соблюдением осуществляет казначейство, ФАС и другие органы.
Федеральный закон № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» регулирует исполнение договоров менее детально. Он требует от компаний-разработчиков закупок (госкорпораций, госкомпаний, естественных монополий и др.) утвердить собственное Положение о закупках, где бы были прописаны все процедуры, включая порядок заключения и исполнения договоров. Таким образом, в рамках 223-ФЗ исполнение контракта подчиняется условиям самого договора и внутреннему регламенту заказчика. При этом должны соблюдаться общие нормы ГК РФ об исполнении обязательств. Например, условия оплаты и приемки по договору в 223-ФЗ определяются соглашением сторон, но на практике государство ввело ограничения: Постановлением Правительства РФ № 1205 от 18.09.2019 г. был установлен предельный срок оплаты для субъектов малого и среднего предпринимательства – 15 рабочих дней, а с марта 2022 г. он сокращен до 7 рабочих дней с даты приемки. Для прочих контрагентов обычно применяется срок не более 30 дней. Таким образом, хотя 223-ФЗ дает больше свободы, ключевые требования – своевременная приемка, оплата, надлежащее оформление документов – являются общими для обеих систем закупок.
Комплексное сопровождение договоров и госконтрактов
Наши услуги включают:
Ниже рассмотрим пошагово, как должен исполняться контракт согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ, на что обратить внимание при частичном и этапном исполнении, и какие документы необходимы на каждом этапе.
Этапы исполнения контракта по 44-ФЗ
Закон 44-ФЗ четко регламентирует каждый шаг исполнения государственного или муниципального контракта – от момента подписания до полного расчета и отчетности. Этапом исполнения контракта в понимании закона является часть обязательств поставщика (подрядчика, исполнителя), по которой контрактом предусмотрена отдельная приемка с оформлением акта и отдельная оплата. Иными словами, если контракт разбит на этапы, то после выполнения каждого этапа заказчик подписывает документы о приемке и производит частичную оплату. Однако по умолчанию многие контракты исполняются одним этапом (единовременно), если иное не указано в контракте.
Типовые этапы исполнения контракта по 44-ФЗ можно представить так:
| Этап исполнения контракта | Действия сторон и необходимые документы |
| 1. Начало исполнения | Подписание контракта обеими сторонами. Поставщик при необходимости предоставляет обеспечение исполнения контракта (банковскую гарантию или денежный залог на счет заказчика) согласно ст. 96 44-ФЗ. Заказчик проверяет и принимает такое обеспечение. |
| 2. Исполнение обязательств | Поставщик выполняет поставку товара, выполнение работы или оказание услуги в оговоренные сроки и объемы. В ходе исполнения могут быть промежуточные поставки. Сопроводительные документы: товарные накладные, УПД, счета-фактуры, журнал работ и др. Заказчик при необходимости осуществляет контроль и мониторинг хода выполнения. |
| 3. Приемка результатов | Заказчик организует приемку поставленного товара или выполненной работы. Проводится проверка качества, количества, соответствия условиям контракта. Приемка оформляется документально: составляется акт приемки-передачи товаров, акт выполненных работ или оказанных услуг. По 44-ФЗ требуется экспертиза результатов – она может проводиться своими силами заказчика (внутренняя экспертиза) либо с привлечением независимых экспертов в случаях, предусмотренных законом (ч. 3, 5 ст. 94 44-ФЗ). Результатом приемки является подписанный уполномоченными лицами акт. Если контракт разбит на отдельные этапы исполнения, акт составляется по каждому этапу. |
| 4. Оплата этапа/контракта | Заказчик обязан оплатить принятую продукцию (этап) в сроки, установленные контрактом и законом. Как правило, оплата производится в течение 30 дней с даты подписания акта приемки. Для контрактов с участием субъектов МСП действует сокращенный срок оплаты – до 15 рабочих дней. Оплата подтверждается платежными документами (платежное поручение). Если предусмотрена постоплата после полного исполнения контракта, оплата осуществляется после приемки последнего этапа (либо всего объема). |
| 5. Завершение исполнения | После выполнения всех обязательств стороны подписывают финальный документ об исполнении контракта (например, заключительный акт, если до этого были промежуточные). Заказчик осуществляет окончательные расчеты. Далее необходимо разместить сведения о исполнении контракта в Единой информационной системе (ЕИС) – указать фактическую дату окончания, объем поставленного, итоговую сумму оплаты и пр. Также заказчик возвращает поставщику оставшееся обеспечение исполнения (например, незадействованные суммы залога или прекращает обязательство по гарантии). Поставщик, со своей стороны, передает все технические и сопроводительные документы, выполняет обязательства по гарантии качества (если применимо). |
Как видно, 44-ФЗ строго требует фиксировать документально каждый этап. Существенными условиями контракта являются порядок и сроки приемки и оплаты, и менять их после заключения нельзя (кроме особых случаев, предусмотренных законом). Если контрактом предусмотрены отдельные этапы исполнения, это изначально отражается в закупочной документации и проекте контракта: указываются сроки исполнения отдельных этапов и цены этапов. Однако законодательство не обязывает «разбивать» контракт на этапы, это право, а не обязанность заказчика. На практике этапное исполнение устанавливается по крупным и длительным контрактам – например, в строительстве (этапы работ), при поставке оборудования (этап ввода в эксплуатацию) и т.п. В большинстве же закупок выделять этапы нецелесообразно или невозможно. Поэтому заказчики часто указывают исполнение одним сроком, а приемка может проходить частями без формального деления на этапы.
Оплата отдельных этапов
Если контракт разделен на этапы с самостоятельной ценой, заказчик обязан оплатить каждый этап в установленный срок – не более 30 дней с даты подписания акта этого этапа (для МСП – до 15 рабочих дней). Эта норма направлена на своевременное поступление средств поставщику. Отсчет срока начинается с подписания сторонами документа о приемке. Для электронных закупок внедрен механизм электронного актирования – акт подписывается в ЕИС электронной подписью и считается полученным заказчиком в момент подписания, что фиксирует дату для отсчета срока оплаты. В случае просрочки оплаты поставщик вправе требовать уплаты законной неустойки.
Уменьшение обеспечения при этапном исполнении
Существенным преимуществом выделения этапов для исполнителя является возможность частичного возврата обеспечения исполнения контракта. По общему правилу, залоговая сумма или гарантия обеспечивает все обязательства до полного окончания контракта. Но согласно ч. 7.2 ст. 96 44-ФЗ, если контракт исполняется поэтапно и часть обязательств уже исполнена и оплачена, поставщик может потребовать пропорционально уменьшить размер обеспечения. Заказчик обязан вернуть сумму обеспечения, соответствующую стоимости исполненных обязательств, на основании информации об исполнении, размещенной в реестре контрактов. Проще говоря, после успешного завершения этапа и его оплаты размер обеспечения может быть снижен, и лишние деньги возвращены поставщику. Это возможно при условии отсутствия претензий по неустойкам и полного приемки результатов этапа. Например, если выполнен первый этап на 50% цены контракта, и у заказчика нет замечаний, можно вернуть половину обеспечительного платежа. Данная норма снижает нагрузку на добросовестных поставщиков в долгосрочных контрактах.
Контроль и отчетность
Заказчик обязан вести реестр контрактов в ЕИС (ст. 103 44-ФЗ), куда по мере исполнения вносятся сведения о каждом контракте: объем и стоимость поставленных товаров, выполненных работ, даты приемки, суммы оплаченные, сведения о штрафах, расторжении и пр. Ранее по 44-ФЗ требовалось готовить отдельный отчет об исполнении контракта (или этапа) по каждой закупке. Однако с мая 2019 года эта обязанность отменена и больше не нужно публиковать в ЕИС отдельный отчет, кроме особых случаев. Теперь информация об исполнении контракта размещается путем заполнения соответствующих полей в реестре контрактов ЕИС, что упрощает работу заказчиков. Тем не менее, внутренняя отчетность (заключение о результатах исполнения, служебные записки и т.д.) может вестись для контроля. Все документы по исполнению (акты, накладные, платежки, переписка) должны храниться установленный срок (не менее 5 лет) на случай проверок ревизоров или споров.
Таким образом, 44-ФЗ устанавливает прозрачный алгоритм: поставил – проверили – оформили акт – оплатили – отчитались. Соблюдение этого порядка исполнения контракта по 44-ФЗ гарантирует, что контракт будет считаться исполненным надлежащим образом, а у контролирующих органов не возникнет претензий.
Этапы исполнения договора по 223-ФЗ
В закупках по 223-ФЗ (корпоративные закупки госкомпаний и иных субъектов) исполнение договора происходит по логике, схожей с 44-ФЗ, но с большими возможностями для сторон прописать свои условия. Закон № 223-ФЗ не содержит подробной поэтапной инструкции – он требует, чтобы порядок исполнения договора был определен условиями самого договора и положением о закупке заказчика. Поэтому этапы исполнения договора по 223-ФЗ следует рассматривать через призму общего гражданского законодательства и конкретного контракта. Обычно процесс включает: заключение договора, выполнение обязательств, приемку, оплату и завершение (закрытие) договора.
Однако есть несколько важных моментов, установленных нормативно для сферы 223-ФЗ:
Разделение на этапы
223-ФЗ не запрещает этапное исполнение – стороны могут предусмотреть этапы сдачи-приемки в тексте договора. В отличие от 44-ФЗ, где понятие этапа введено законодательно, в 223-ФЗ определения «отдельного этапа» нет. Поэтому этап – это исключительно договорная конструкция. Обычно крупные корпоративные договоры (например, стройка, инжиниринг, поставка оборудования) содержат график этапов и промежуточные акты приемки. Если же этапы не оговорены, считается, что обязательство должно быть исполнено единовременно в полном объеме или по графику поставки, оговоренному сторонами.
Приемка и документы
Процедура приемки результатов в рамках 223-ФЗ устанавливается в договоре. Закон не обязывает проводить внутреннюю или внешнюю экспертизу, однако многие заказчики (особенно с госучастием) по аналогии с 44-ФЗ включают требование проверки качества. В любом случае, для подтверждения исполнения должны составляться документы: акт приема-передачи, накладная, иной документ, подписываемый сторонами. Без этого исполнение договора юридически не зафиксировано. Если внутренними регламентами заказчика предусмотрены дополнительные формы (например, отчет о выполнении договора, справка о стоимости работ и др.), подрядчик должен их предоставить. Результат исполнения контракта по 44-ФЗ и по 223-ФЗ в обоих случаях удостоверяется документально актом приемки, подписанным сторонами.
Сроки оплаты
В договорах по 223-ФЗ стороны сами определяют сроки расчетов. Но начиная с 2018–2019 годов государство ввело ограничения для защиты малого бизнеса. По Постановлению Правительства РФ № 1352 максимальный срок оплаты по договорам с субъектами МСП, заключенным в рамках 223-ФЗ, не должен превышать 7 рабочих дней со дня приемки. Для прочих контрагентов обычно сроки оплаты могут быть длиннее (30, 60 дней и более), но многие заказчики добровольно сокращают их, чтобы не замораживать деньги поставщиков. В любом случае условие о расчетах является существенным, и нарушение срока оплаты грозит заказчику начислением процентов (п. 5 ст. 486 ГК РФ) и штрафных санкций по договору.
Обеспечение исполнения
Если требовалось обеспечение исполнения договора (например, банковская гарантия) – порядок его возврата тоже определяется договором. 223-ФЗ не содержит норм об автоматическом частичном возврате обеспечения при исполнении этапа, но стороны могут включить такое условие. На практике некоторые заказчики позволяют уменьшать гарантийное обеспечение пропорционально выполненным обязательствам, по аналогии с 44-ФЗ, однако это не является обязательным правилом.
Отчетность и ЕИС
Согласно 223-ФЗ, заказчики должны публиковать в ЕИС основные сведения о закупке: извещение, протоколы, сведения о заключенном договоре, а также информацию об его исполнении (в части объема и стоимости) в составе годового отчета о закупках. Хотя отдельного «реестра контрактов» по 223-ФЗ нет, многие данные необходимо отражать. Например, заказчики ежегодно размещают отчет об объеме закупок у МСП, где указывают суммы оплаченных договоров с малым бизнесом. Если договор расторгнут или изменен, эти сведения тоже подлежат опубликованию. Таким образом, публичность исполнения по 223-ФЗ несколько ниже, чем по 44-ФЗ, но все ключевые факты (исполнено/не исполнено, сумма оплачена) становятся достоянием контролирующих органов и, часто, общественности.
В целом, исполнение договора по 223-ФЗ требует неукоснительного соблюдения условий самого договора. Предпринимателю важно внимательно читать контракт и календарный план: если там указаны этапы – сдавать и оформлять поэтапно, если срок единовременный – обеспечить поставку в полном объеме к сроку. Все частичное исполнение контракта (договора) по 223-ФЗ допустимо только с согласия заказчика, аналогично правилу ст. 311 ГК РФ. Если возникает необходимость отклониться от графика или объема – требуется официальное изменение договора или дополнительное соглашение (при условии, что это не противоречит закону и положению о закупке). В противном случае даже фактическое исполнение, не соответствующее письменным условиям, может быть не принято заказчиком и привести к спору.
Таким образом, хотя 223-ФЗ предоставляет сторонам большую автономию, это не означает, что можно халатно относиться к оформлению исполнения. Наоборот, отсутствие детальных инструкций компенсируется повышенным вниманием контролеров к внутренним документам заказчика. Поэтому участникам таких закупок следует проявлять инициативу в надлежащем документальном оформлении каждого этапа исполнения договора.
Частичное исполнение контракта по 44-ФЗ: что это и как оформляется
Под частичным исполнением контракта по 44-ФЗ понимается ситуация, когда обязательства поставщика выполнены не в полном объеме, а лишь частично, и заказчик принимает этот частичный результат. Например, поставлено не все количество товара, а часть; выполнен не весь объем работ, а отдельная этап/стадия. Частичное исполнение может быть плановым (предусмотрено контрактом в виде отдельных этапов) либо внеплановым (вызвано затруднениями у поставщика, нарушением сроков и т.п.).
Важнейший вопрос – обязан ли заказчик принимать частичное исполнение или может требовать исполнения в полном объеме разом? Гражданский кодекс РФ (ст. 311) дает общее правило: кредитор (заказчик) вправе не принимать исполнение обязательства по частям, если иное не установлено законом, иными правовыми актами или условиями обязательства. То есть, по умолчанию заказчик имеет право отказать, если поставщик пытается исполнить контракт дробно, без согласования. Однако из этой нормы следует и обратное: заказчик вправе по своему усмотрению принять часть исполнения, если считает это целесообразным. Закон 44-ФЗ напрямую не запрещает принять меньше оговоренного – главное, чтобы не было ущерба для публичных интересов и чтобы стороны затем урегулировали оставшуюся часть обязательств.
На практике нередки ситуации, когда поставщик не может поставить весь товар в срок, но предлагает поставить часть, чтобы заказчик не «страдал от нехватки». Согласно разъяснениям и судебной практике, заказчик может пойти навстречу и оформить частичную приемку. В ЕИС (электронной системе) реализован функционал электронной приемки, который позволяет провести приемку по контракту не на 100%, а на меньший процент от объема. То есть заказчик в электронном акте указывает фактически полученное количество, система фиксирует частичное исполнение.
Как правильно оформить частичное исполнение
Основной документ – акт приемки на тот объем, который поставлен/выполнен. В акте указывается, что принята часть товара (перечисляются позиции и количество) или выполнен этап работ (описание, процент или объем). Желательно зафиксировать в акте, что приемка частичная, и указать, что оставшаяся часть обязательств остается в силе. Этот акт подписывается обеими сторонами, после чего заказчик может произвести оплату именно за принятый объем. В счетах и накладных отражается фактически поставленная продукция. Например, если по контракту 100 единиц товара, а приняли 60 – в накладной и счете будет 60 единиц, на остальное будет отдельная поставка или расторжение.
Оплата при частичном исполнении
Само по себе принятие части товаров не влечет автоматической обязанности немедленно оплатить эту часть, если иное не предусмотрено контрактом. По закону (ч. 13 ст. 34 44-ФЗ) условия оплаты фиксируются в контракте. Если контрактом предусмотрена оплата только после поставки всего объема, заказчик формально имеет право дождаться полного исполнения. Однако Минфин России и суды разъясняют, что в случае фактического получения части поставки стороны могут заключить допсоглашение о частичной оплате или издать документ (например, подписать акт сверки), на основании которого провести расчет за поставленное. В любом случае, чаще всего заказчик идет на оплату принятой части. Во-первых, это справедливо, во-вторых, стимулирует поставщика исполнить остальное. При оплате частичного исполнения важно соблюсти установленные законом сроки – те же 30 или 15 рабочих дней с даты подписания акта на часть исполнения.
Оставшаяся часть обязательств
После частичной приемки встает вопрос – что делать с невыполненным остатком? Здесь два варианта: либо ждать дальнейшего исполнения, либо инициировать расторжение контракта в части невыполненного. Закон 44-ФЗ допускает расторжение контракта по соглашению сторон либо односторонний отказ при существенном нарушении (ст. 95 44-ФЗ). Если понятно, что поставщик не сможет выполнить остальное, часто практикуют расторжение контракта по соглашению сторон на недопоставленную часть. В соглашении стороны фиксируют, что обязательства по контракту исполнены частично, перечисляют принятый объем и указывают, что контракт прекращается в части непоставленного. Заказчик при этом не применяет штрафных санкций (или применяет минимально, по договоренности), а поставщик соглашается не требовать упущенную выгоду по неисполненной части. Такой мирный исход предпочтителен, так как позволяет избежать каких-либо споров.
Если же поставщик уклоняется от дальнейшего исполнения, и заключить соглашение о расторжении не представляется возможным, у заказчика есть право одностороннего отказа от исполнения оставшейся части контракта (при условии, что это было предусмотрено контрактом). Одностороннее расторжение – более жесткая мера: заказчик издает решение, уведомляет поставщика, ждет период на возражения, и если ничего не меняется – контракт считается расторгнутым. В этом случае, несмотря на то что часть работ была выполнена, поставщик попадает под санкции: заказчик обязан направить сведения в УФАС для включения нарушителя в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Также удерживается или взыскивается неустойка за непоставленный остаток. Судебная практика показывает, что даже однократное невыполнение поставки по контракту с единовременной поставкой может признаваться существенным нарушением, достаточным для одностороннего отказа..
Таким образом, для поставщика частичное исполнение чревато рисками, если он не выполнит остальное. Для заказчика частичная приемка – это способ получить хоть что-то из необходимого и не парализовать свою работу. Главное – грамотно оформить документы (акт, допсоглашение или решение о расторжении) и соблюсти все процедуры, чтобы потом ни у контролеров, ни у контрагента не было повода оспорить ваши действия. В идеале, прежде чем соглашаться на частичное исполнение, заказчику стоит проконсультироваться с экспертом в области права, чтобы выбрать оптимальный сценарий и не нарушить 44-ФЗ.
Фактическое исполнение контракта по 44-ФЗ: нюансы и требования
Термин «фактическое исполнение контракта» употребляется, когда говорят о реальном, де-факто выполнении обязательств, которое может не полностью совпадать с формальным документооборотом. В контексте 44-ФЗ фактическое исполнение обычно означает, что поставщик действительно поставил товар или выполнил работу, и заказчик фактически получил результат, даже если имеются формальные отклонения (например, просрочка срока, отсутствие своевременного акта или контракт формально еще не закрыт). Разберем, какие правовые значения имеет фактическое исполнение и как его зафиксировать.
Фактическое исполнение в полном объеме
Если обе стороны выполнили все необходимые действия – товар поставлен, работа выполнена, заказчик принял и оплатил – можно сказать, что контракт фактически исполнен полностью. В идеале фактическое и юридическое исполнение совпадают по времени и объему. Однако бывают случаи, когда контракт считается исполненным фактически, но еще не оформлен документально. Например, поставщик отгрузил товар в последний день срока, а акт подписали на несколько дней позже – на дату подписания актов происходит юридическое оформление исполнения, хотя по факту товар уже у заказчика. Суды придерживаются позиции, что момент исполнения обязательства – это момент фактического совершения действий должником (поставка, передача) и принятия их кредитором. Так, п. 1 ст. 408 ГК РФ гласит: обязательство прекращается исполнением, совершенным надлежащим образом. А для договоров поставки специально указано: обязательство считается исполненным в момент передачи товара покупателю. Это касается и государственных контрактов (ст. 525 ГК РФ). Следовательно, даже если документы подписаны позже, фактической датой исполнения будет являться дата когда товар реально передан или работа завершена.
Возникает вопрос: имеет ли значение эта фактическая дата? Да, для ряда целей: например, для начисления неустойки (если было просрочено исполнение, считают по фактической дате), для отчета о результатах в ЕИС (раньше требовалось указывать дату фактического исполнения контракта в отчете) и для списания неустоек. Ранее при подаче отчета об исполнении нужно было указывать дату фактического исполнения, сейчас же эта дата фиксируется в реестре контрактов. Если контракт исполнен без просрочек – фактическая дата равна плановой. Если была просрочка – исполнение считается состоявшимся на фактическую дату, и с нее же контракт должен быть закрыт.
Фактическое исполнение при нарушении формальностей
Интересна ситуация, когда контракт заключен с нарушениями (например, признан недействительным) либо исполнен с отклонениями от условий, но результат принят. Например, контракт мог быть заключен с нарушением процедуры 44-ФЗ, но стороны его выполнили – поставили товар, оплатили. Может ли такое исполнение считаться основанием не применять санкции? Верховный Суд разъяснил, что само по себе фактическое исполнение контракта, заключенного с нарушением закона 44-ФЗ, не устраняет оснований для признания его недействительным. То есть, если закупка проведена незаконно, то и факт его исполнения не «искупает этот грех» – контракт все равно могут отменить, а должностных лиц привлечь к ответственности, даже если товары уже получены. В таких случаях применяются правила реституции: стороны возвращают все в исходное положение, а если это невозможно – заказчик оплачивает фактически полученный объем, чтобы не было неосновательного обогащения. Минфин в одном из писем отметил: при фактическом исполнении контракта в полном объеме заказчик обязан оплатить поставщику фактически выполненный объем работ (оказанных услуг). То есть закон не позволяет бюджетному учреждению уклониться от оплаты того, что оно реально получило, даже если контракт аннулирован. Это правило справедливости: государство должно платить за полученное.
Другой пример – контракт истек по срокам, но поставщик продолжает поставлять, а заказчик принимать. По закону (п. 3 ст. 425 ГК РФ) истечение срока договора не освобождает стороны, если обязательства фактически продолжают исполняться. Считается, что срок продлен на молчаливом согласии, если это не противоречит 44-ФЗ. Однако в госсекторе продлить срок контракта можно только оформив допсоглашение на основании ч. 1 ст. 95 44-ФЗ (например, при задержке по независимым причинам срок могут продлить, но не более чем на срок устранения этих обстоятельств). Если же срок официально не продлили, а товар принял – это нарушение порядка. Контракт формально считался уже завершенным, и тут вдруг приемка. Контролеры могут расценить это как заключение нового договора без процедуры. Поэтому крайне не рекомендуется принимать выполненные обязательства после истечения срока действия контракта без соответствующего оформленного продления. Если уж так случилось – фактически контракт исполнен, но документально не оформлен вовремя – нужно срочно оформлять задним числом допсоглашение о продлении (если еще возможно), либо готовиться объяснять контролерам причины задержки.
Документальное подтверждение фактического исполнения
Тут все просто: никакое исполнение не считается для государства состоявшимся, пока нет документов. Даже если у вас на складе лежит товар или объект построен на 100%, не оформленный акт приемки = отсутствие юридического факта исполнения. Поэтому задача поставщика – как можно скорее зафиксировать исполнение документально. Бывает, заказчик уклоняется подписывать акт, говоря «нам не надо, контракт все равно просрочен». Это опасная ситуация: формально у вас не будет акта, а значит, вы не сможете доказать исполнение. При таких спорах суды принимают и другие доказательства (например, накладные, свидетельские показания), подтверждающие, что работы выполнены. Скажем, фактическое исполнение договора подряда может быть доказано любыми доказательствами, не только актами. Но лучше до этого не доводить. Если контрагент не подписывает акты – надо направлять их официально, фиксировать передачу результатов (фото, видео, комиссии) и при необходимости обращаться в суд с требованием подписать акты в одностороннем порядке.
Вывод: фактическое исполнение контракта приобретает правовое значение только после надлежащего оформления. Обязанность заказчика – подписать документы при получении результата, а обязанность поставщика – предоставить результаты, соответствующие контракту, в срок. Когда фактическое и юридическое исполнение расходятся (например, выполнено позже срока или контракт недействителен) – действуют специальные нормы: начисляются неустойки за просрочку, либо контракт может быть расторгнут, но с оплатой фактически поставленного. В любом случае заказчик не имеет права просто воспользоваться результатом и не платить – это было бы противоречием принципам права. Поэтому, если вы выполнили работу, но возникли проблемы с оформлением, важно привлечь юриста или инициировать процедуру урегулирования, чтобы зафиксировать все надлежащим образом. Фактическое исполнение обязательно должно перейти в документально подтвержденное, иначе риск споров и потери денег крайне высок.
Документальное подтверждение результатов исполнения контракта по 44-ФЗ
Как уже подчеркивалось, в государственных закупках действует правило: нет документа – нет события. Каждое действие при исполнении контракта должно быть подтверждено официальной бумагой (или электронным документом). Рассмотрим, какие основные документы подтверждают результат исполнения контракта по 44-ФЗ, и как соблюдать требования к их оформлению:
- Акты приемки (акты сдачи-приемки). Это ключевой документ, фиксирующий, что заказчик принял выполненные обязательства. В зависимости от предмета контракта акт может называться по-разному: акт приема-передачи товара, акт выполненных работ, акт оказанных услуг, свидетельство о приемке и т.п. Главное, чтобы в нем были указаны: что конкретно принято (номенклатура, объем, количество, качество), на основании какого контракта, в какой срок было выполнено, а также отметка об отсутствии или наличии претензий. Акт подписывается уполномоченными представителями обеих сторон, заверяется печатями (если используются). При электронном актировании в ЕИС акт формируется в системе и подписывается усиленными электронными подписями. В рамках 44-ФЗ акт всегда составляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) или в электронном виде в единой системе. Отсутствие акта делает невозможным законную оплату и завершение контракта.
- Накладные и счета-фактуры. При поставке товаров обычно оформляются товарные накладные (по форме ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ – УПД). Накладная подтверждает фактическую передачу товара от поставщика получателю. Счет-фактура (если поставщик – плательщик НДС) нужен для налогового учета, но также косвенно подтверждает факт отгрузки. Эти документы подписываются сторонами при каждой поставке. Для услуг и работ их аналог – акты, но могут быть и спецификации, реестры оказанных услуг, если это предусмотрено контрактом. Товарная накладная вместе с актом служат доказательством исполнения в части поставки материальных ценностей.
- Отчет об исполнении контракта. Как упоминалось, с 2019 года отдельный отчет в ЕИС по большинству контрактов отменен.Но до этого времени, а также по некоторым контрактам (например, связанным с гособоронзаказом) такой отчет мог требоваться. Сейчас обязанность заказчика – заполнить сведения об исполнении в реестре контрактов. Тем не менее, некоторые заказчики по привычке составляют внутренний итоговый отчет или справку об исполнении контракта. Это внутренний документ, в котором ответственное лицо фиксирует: контракт исполнен полностью, товары получены, денежные обязательства закрыты, претензий нет, контракт можно считать завершенным. Такой отчет подписывает, как правило, начальник отдела или комиссия. Для поставщика он не обязателен, но может запросить копию, чтобы убедиться, что у заказчика нет претензий и контракт закрыт успешно.
- Документы по оплате. К документальному подтверждению исполнения относятся и платежные документы. Ведь исполнение обязательства поставщика – это одна сторона, а исполнение обязательства заказчика по оплате – другая сторона сделки. Платежное поручение с отметкой банка о списании средств, либо выписка с казначейского счета, подтверждают, что заказчик заплатил. В случае споров (например, поставщик утверждает, что ему не заплатили вовремя) эти документы становятся доказательством своевременной оплаты или, наоборот, ее задержки. Поэтому финансовая служба заказчика должна оперативно предоставлять копии платежных документов по запросу. Поставщику же рекомендуется сверить поступление денег с актом: если в акте указана сумма к оплате, надо убедиться, что именно эта сумма пришла и в полном объеме.
- Дополнительные документы. В зависимости от специфики контракта могут потребоваться: сертификаты качества, технические отчеты, журналы работ, фотоотчеты, отчеты об экспертизе, гарантийные талоны и др. Например, при выполнении строительных работ заказчик требует исполнительную документацию, которая подтверждает фактическое выполнение (чертежи, схемы, результаты испытаний). Все эти бумаги также следует подготовить и сдать вместе с основным актом. Их наличие может быть условием для подписания приемочного акта.
Требования к оформлению документов
44-ФЗ напрямую не устанавливает форму актов или накладных (за исключением случаев, когда утверждены типовые формы, например, в строительстве – формы КС-2, КС-3). Однако он требует, чтобы документ о приемке содержал все необходимые сведения и был подписан уполномоченными лицами. В электронных закупках система ЕИС обычно формирует стандартный шаблон акта приемки, куда стороны вносят данные. При бумажном оформлении следует использовать формы, общепринятые в деловом обороте или рекомендованные отраслевыми стандартами. Главное, четко идентифицировать контракт (номер, дата), предмет приемки, количество/объем, стоимость принимаемой части, дату и место подписания. Ошибки или неточности в актах могут привести к спорам. К примеру, если в акте не указано, по какому контракту принято, недобросовестный поставщик мог бы попытаться предъявить один и тот же акт к двум контрактам. И такие казусы происходили, поэтому сейчас все более внимательно относятся к оформлению.
В итоге, для надлежащего подтверждения исполнения у сторон на руках должен быть комплект: подписанный контракт, включая дополнительные соглашения (при их наличии), акт(ы) приемки, товарные накладные/УПД, счета-фактуры (если нужны), переписка о согласовании результатов, платежные документы об оплате, а также внутренние отчеты (по желанию стороны). Эти документы – ваш щит в случае проверок и споров.
Размещение сведений о исполнении контракта (44-ФЗ) в ЕИС
Особого внимания заслуживает тема: 44-ФЗ: размещение исполнения контракта в Единой информационной системе. Согласно ч. 9 ст. 94 44-ФЗ (в старой редакции), заказчик обязан был размещать отчет об исполнении контракта в ЕИС в течение 7 рабочих дней после приемки. Как уже указано, сейчас отдельный отчет не требуется, но информация об исполнении все равно должна публиковаться. Что именно нужно разместить: в реестре контрактов заказчик заполняет раздел «Исполнение контракта», где указывает дату и основание исполнения (например, «контракт исполнен в полном объеме» – дата акта), итоговую сумму, которую заплатили по контракту, размер удержанной неустойки (если была) или информация о ее списании, даты и номера актов. Если контракт имел этапы, то по каждому этапу тоже могут вноситься промежуточные данные (отдельные записи о частичном исполнении). Важно это сделать не позднее 7 рабочих дней, иначе возможен штраф на должностное лицо. Для контрактов небольшого объема (до 1 млн руб. и некоторых других) отчетность упрощена, но общий принцип – все контракты отображаются в системе, и заказчик должен актуализировать их статус.
Стоит отметить, что после отмены обязательных подробных отчетов у контролеров появилась практика требовать от заказчиков внутренние акты сверки или служебные записки, подтверждающие исполнение. Особенно при аудите финансов за год – проверяют, все ли деньги по контракту потрачены, все ли поставлено. Поэтому хорошей практикой является издание итогового распоряжения (приказа) по учреждению: «По контракту №… от …, заключенному с …, обязательства исполнены полностью, претензий нет, контракт закрыт». Это не требуется законом, но дисциплинирует сотрудников и помогает при коммуникации с бухгалтерией и контролерами.
Документирование исполнения в 223-ФЗ
В корпоративных закупках требования к документам аналогичны. Хотя 223-ФЗ не регламентирует форму актов, обычно компании используют такие же акты приемки, накладные, счета-фактуры. Многие крупные заказчики (РЖД, Газпром и др.) разрабатывают стандартные формы документов для своих поставщиков. Сведения о исполнении в ЕИС по 223-ФЗ размещаются в объеме, предусмотренном Положением о закупке и постановлением Правительства РФ № 908 – 2012 года (реестр договоров по 223-ФЗ). По общему правилу, в течение 10 дней после исполнения договора заказчик должен обновить информацию в ЕИС (ч. 19 ст. 4 223-ФЗ). Поэтому поставщику лучше не затягивать с получением закрывающих документов, чтобы заказчик успел все разместить.
Совет: убедитесь, что все документы подписаны и получены вами. Если что-то осталось неподписанным – например, акт у заказчика, то настойчиво напомните. Без полного пакета документов вы не докажете исполнение, не защититесь от возможных претензий и не сможете спокойно завершить контракт. Для поставщика особенно важно иметь оригинал акта с подписью заказчика и подтверждение оплаты. Для заказчика – убедиться, что все результаты оформлены, и можно с чистой совестью отчитаться о закрытии контракта.
Итак, правильное оформление документов – залог беспроблемного закрытия контракта. Не жалейте времени на бумажную работу: лучше сейчас составить на один акт больше, чем потом спорить в суде из-за отсутствия нужной бумаги.