Со стороны поставщика исполнение контракта – это серьезный экзамен, но сдать его вполне реально. Вот несколько практических советов поставщикам, которые помогут пройти этап исполнения без потерь:
Тщательно изучите контракт перед исполнением. Сразу после подписания внимательно перечитайте договор, особенно разделы про сроки, этапы, качество, порядок приемки. Выпишите себе ключевые даты (начало и конец выполнения, промежуточные контрольные точки). Проверьте, все ли документы вы предоставили (например, гарантийное обеспечение, страховку, если требовалось). Знание условий – половина успеха.
Планируйте и мониторьте график. Если контракт долгосрочный или сложный, составьте внутренний план-график работ/поставок. Разбейте задачу на этапы с дедлайнами. Назначьте ответственных в своей команде за каждое направление. Регулярно проверяйте прогресс: идете по графику или отстаете. Раннее выявление отставания позволит наверстать или предупредить заказчика, а не сорвать срок.
Поддерживайте связь с заказчиком. Не пропадайте после подписания. Напротив, установите рабочий контакт с ответственным со стороны заказчика. Уточняйте возникающие вопросы, сообщайте о важных шагах. Например: «Ваша техника готова к отгрузке, можем привезти в четверг – подтвердите приемку». Такая проактивность создаст доверие и устранит многие мелкие недоразумения (как то: в какой вход привезти, в котором часу удобнее принять и т.д.). Но помните о документальности: важные договоренности подтверждайте письменно.
Строго соблюдайте условия и техническое задание. Кажется очевидным, но многие проблемы происходят от того, что исполнитель решил сделать «чуть иначе». Нельзя самовольно заменить материалы на другие, изменить комплектность, поставить часть сейчас, а часть потом – без согласования. Все отклонения – только с разрешения заказчика и, при необходимости, через официальное изменение контракта. Лучше перепроверьте десять раз требования техзадания и сопоставьте со своими действиями.
Качество – превыше всего. Государственный заказчик обычно очень щепетилен к качеству (ему же потом перед начальством отчитываться). Поэтому не надейтесь, что «и так сойдет». Проведите внутренний контроль качества перед сдачей: протестируйте оборудование, проверьте документы на соответствие, упакуйте товар надлежащим образом. Если вы сами обнаружите и исправите недостаток до передачи, то избежите акта несоответствия и задержек на приемке.
Готовьте документы заранее. Не откладывайте оформление документов на последний момент. Многие документы можно подготовить заранее, оставив в них только переменные (дату, количество). Например, форму акта можно заполнить шаблонно и привезти с собой на приемку – останется вписать фактические цифры. Это сэкономит время и покажет заказчику вашу организованность. Убедитесь, что у вас на руках все нужные бланки, печати, доверенности у сотрудников – чтобы на месте не оказалось, что печать забыли или подписывать некому.
Не бойтесь задавать вопросы заказчику. Если что-то неясно – лучше уточнить. Бывает, контракт составлен туманно,
особенно технические детали. Вместо того чтобы делать наугад, напишите запрос заказчику (формально это можно оформить как запрос разъяснений в ходе исполнения). Это не запрещено – стороны ведь могут переписываться официально. Получив разъяснение, вы обезопасите себя от претензий «сделали не то». Заказчики обычно идут навстречу и поясняют, что им требуется, ведь им самим важно получить нужный результат.
Держите под контролем сроки и предупреждайте о проблемах заранее. Если видите, что по независимым от вас причинам не успеваете в срок (например, поставщик материалов сорвал отгрузку или случилось ЧП) – сразу сообщите заказчику официально. Есть шанс, что при уважительных причинах он согласует продление срока в порядке, предусмотренном законом (например, по ч.65.1 ст.112 44-ФЗ при чрезвычайных обстоятельствах). Даже если продления не выйдет, по крайней мере, предупрежденный заказчик лояльнее отнесется к просрочке, чем тот, кого поставили перед фактом в последний день.
После завершения добивайтесь быстрого оформления приемки. Бывает, исполнитель все сделал, а заказчик не спешит подписывать акты. Не стесняйтесь напоминать. Вежливо, но настойчиво. Позвоните, напишите письмо: мол, такого-то числа передали результаты, просим оформить приемку и оплату согласно контракту. Если затягивание значительное, в письме сошлитесь на закон (ч.7 ст.94 о документе приемки, ч.13.1 ст.34 о сроке оплаты) и заказчик поймет, что вы юридически подкованы. Главное – не молчать, иначе некоторые не прочь отложить оплату до квартального финансирования или иных удобных им обстоятельств.
Ведите архив исполнения. Сохраните копии всех отправленных и полученных документов: контракт, допсоглашения, акты, накладные, переписку, фото с места – все, что относится к делу. Желательно в отдельной папке (бумажной или электронной). Это пригодится и для вашей внутренней аналитики (оценить прибыльность, оценить риски на будущее), и на случай возможной проверки или спора. И через год, если спросят, вы быстро найдете нужный документ.
Не стесняйтесь привлекать профессионалов. Если чувствуете неуверенность, лучше поручите сопровождение исполнения контракта опытным юристам или консультантам. Многие фирмы предлагают услугу юридического сопровождения контрактов – специалисты проконтролируют все стадии, помогут с документами, напомнят о сроках, подскажут решение при проблеме. Особенно полезна помощь, если контракт крупный или очень сложный технически – лишний взгляд эксперта никогда не помешает.
Комплексное сопровождение договоров и госконтрактов
Наши услуги включают:
Выполнение этих рекомендаций значительно повысит ваши шансы завершить контракт успешно. Поставщик, который исполняет обязательства качественно, в срок и с соблюдением формальностей, заслуживает репутацию надежного партнера. Это не только единовременная выгода (получить оплату без штрафов), но и инвестиция в будущее: хорошие отзывы заказчика, отсутствие включения в РНП, возможность участвовать и выигрывать новые тендеры. Помните, что каждый госконтракт – как витрина вашей компании для рынка закупок. Выполните его без нареканий – и у вас появится конкурентное преимущество на следующие закупки.